IL SOFTWARE PER LA GESTIONE DOCUMENTALE
Negli ultimi anni la quantità di informazioni da gestire da parte delle aziende è cresciuta a seguito dell’aumentare della complessità di procedure interne e obblighi normativi.
Fortunatamente la tecnologia ci viene in aiuto, oggi, per ottimizzare la gestione delle informazioni aziendali è possibile ricorrere ad applicativi dedicati, ovvero un software per la gestione documentale o, in inglese, Document Management System (DMS).
ARXivar è il software per la gestione documentale per centralizzare, organizzare e condividere documenti in assoluta sicurezza, che permette alle aziende di risparmiare tempo e denaro. ARXivar può fare molto altro ancora, ad esempio può essere usato per gestire la fatturazione elettronica, per tenere traccia delle versioni di un documento (e delle modifiche apportate) e consente di gestire i processi aziendali in modo strutturato.
Per ottemperare alle disposizioni sulla Fatturazione Elettronica B2B, obbligatoria dal 01 gennaio 2019, il software gestione documentale ARXivar si interfaccia al servizio IX-FE, portale accreditato che gestisce tutte le fasi di invio e ricezione delle fatture elettroniche da / verso aziende private, verso gli acquirenti finali e verso la Pubblica Amministrazione.
RICHIEDI UNA DEMOI VANTAGGI DELLA SOLUZIONE
Se i software gestione documentale normalmente sono in grado di digitalizzare ogni fase del ciclo vita di un documento, le opportunità offerte da ARXivar sono molte di più:
- Gestione documentale completa una sola soluzione per archiviare, organizzare, controllare e condividere le informazioni aziendali.
- Full Digital ARXivar gestisce qualsiasi tipo di documento ed informazione, in totale sicurezza e rendendo immediato il loro reperimento.
- Tracciabilità completa completo controllo dei documenti, delle loro versioni e delle modifiche.
- Business Process Management ARXivar migliora l’efficienza del sistema azienda per mezzo di work flow standard o completamente personalizzati sulla base delle specifiche esigenze.
- Facile da usare e Smart, grazie ad un’interfaccia utente intuitiva ARXivar facilita il reperimento delle informazioni e la loro gestione, inoltre ed è sempre accessibile, anche fuori dall’azienda.
- Ottimizzazione performance e spazi: basta archivi, scaffali, schedari, raccoglitori e pile di carte. Tutti i documenti saranno conservati in maniera digitale.
Confezioni Mario De Cecco SpA, grazie all’integrazione tra il gestionale AdApta e ARXivar, ha potuto risparmiare tempo e controllare meglio i processi interni, diminuendo i tempi di verifica ed approvazione delle procedure.
Leggi la case historySOFTWARE GESTIONE DOCUMENTALE: PERCHÉ?
Un software per la gestione documentale permette di archiviare una grande quantità di dati e di documenti in modo sicuro, eliminando la necessità di dover conservare gli stessi in formato cartaceo in ingombranti schedari. Per una gestione full digital dei documenti la conservazione elettronica è fondamentale e deve essere fatta in modo da assicurare il valore legale dei documenti informatizzati.
Quando si parla di documenti, un software per la gestione documentale non deve solo archiviare le informazioni, ma anche semplificare l’intero processo della loro gestione, dal miglioramento dei flussi di lavoro e dall’utilizzo di strumenti di collaborazione fino alla possibilità di ordinare le informazioni in modo dinamico.
In altre parole, per un’impresa un software per la gestione documentale come ARXivar rappresenta un fattore di miglioramento delle prestazioni complessive. Infatti oltre a fungere da repository digitale dove archiviare e organizzare i documenti, ARXivar si prende cura del versioning degli stessi, permette di gestire in modo capillare visibilità e permessi di modifica, automatizza i backup (anche in cloud); tutto questo nella massima sicurezza e nel rispetto delle normative vigenti sulla protezione dei dati sensibili.
ARXIVAR, PERFETTA INTEGRAZIONE
A fare di ARXivar un software per la gestione documentale particolarmente performante è la sua modularità. Menù, strumenti di lavoro e cruscotti totalmente configurabili, interfaccia responsive, possibilità di integrazione con servizi web esterni tramite plug in…
La soluzione integra al proprio interno anche un potente motore di workflow, che permette di digitalizzare la gestione ed il controllo dei processi aziendali. Grazie all’editor grafico di ARXivar è possibile gestire in poco tempo e in maniera intuitiva work flow documentali. L’interfaccia utente semplice e diretta, è compatibile con tutti i principali sistemi operativi, non richiede competenze specifiche e utilizza la modalità drag and drop.
Perfettamente integrata a SAP Business One e AdApta, ARXivar è la piattaforma software gestione documentale ideale per supportare gli utenti nelle loro attività quotidiane, consentendo loro di archiviare, condividere e rendere accessibili a tutto i propri colleghi documenti rilevanti (ordini, fatture, LUL, buste paga, DDT, ecc.), anche da mobile.
CARATTERISTICHE DI ARXIVAR
ARXivar mette a disposizione dei propri utenti un ampio set di funzionalità che hanno portato migliaia di aziende a scegliere questo software per la gestione documentale, con ARXivar potrete:
- Archiviare documenti elettronici di qualsiasi tipo (Word, Excel, Power point, immagini, video, mail…) provenienti dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza.
- Organizzare i documenti in modo manuale o automatico tramite fascicoli, pratiche, relazioni e hashtag.
- Ricercare in modo strutturato e/o destrutturato per ritrovare sempre l’informazione ricercata.
- Conservare, la conservazione sostitutiva di ARXivar assicura il pieno valore legale di tutti i documenti conservati con il sistema.
- Collaborare grazie alla chat interna per lo scambio di messaggi, documenti e strumenti di lavoro.
- Gestire e controllare i processi aziendali in modo semplice per migliorare l’azienda e ridurre i tempi di ogni singola attività.
- Firmare in digitale e da remoto i documenti. Se necessario, la soluzione supporta anche la firma grafometrica avanzata.
- Proteggere i vostri documenti ed informazioni, ARXivar garantisce la riservatezza e l’integrità delle informazioni archiviate.
- Integrare ed automatizzare i flussi di lavoro, infatti ARXivar non integra solo con SAP Business One ed AdApta, ma anche con email, fax e altri sistemi informativi.
SOFTWARE PER LA GESTIONE DOCUMENTALE, PER CHI?
ARXivar può apportare benefici concreti a quasi tutte le aree aziendali, ad esempio:
- Amministrazione e Contabilità
- Vendite e CRM
- Acquisti
- Qualità
- Legal e HR
